Обещания специалистов по тайм-менеджменту на первый взгляд выглядят не слишком реалистично: вы будете больше успевать на работе, начнете высыпаться, займетесь собственным здоровьем, вспомните о хобби. Хочется попробовать, но гложет сомнение: если это так здорово, то почему еще не все освоили волшебные тайм-менеджментские методики, а этот предмет не преподают студентам?
Во-первых, многие уже освоили и успешно применяют на практике.
Во-вторых, в нескольких странах, в том числе и в России, преподают. Так что вопрос упирается в то, готовы ли вы лично заняться приведением в порядок собственного времени.
Мы предлагаем обзор шести наиболее успешных современных методик тайм-менеджмента, ну а вам остается выбрать одну из них, чтобы, наконец, разобраться, на что вы расходуете отведенные вам 24 часа в сутки.
Наш обзор будет вынужденно кратким, но во всех случаях мы подскажем, как продолжить самостоятельное изучение.
Метод Дэвида Аллена
Основная идея системы Дэвида Аллена заключается в том, чтобы не перегружать память лишними деталями, а использовать для этого сторонние носители – телефоны, ноутбуки и даже обычные органайзеры. Аллен утверждает, что наш разум редко способен четко и вовремя напоминать обо всех делах. Ему стоит помочь.
Важно заранее продумать последовательность действий, забить ее в соответствующую программу, а потом выполнить без возвращения к планированию.
Начинать выстраивать свою собственную схему Аллен рекомендует с самых простых задач, а заканчивать – глобальными, то есть двигаться по «восходящей линии»:
- текущие дела;
- текущие проекты;
- круг обязанностей;
- ближайшие годы (1-2 года);
- пятилетняя перспектива (3-5 лет);
- жизнь.
Одно из ключевых правил любой системы тайм-менеджмента: не тратить на организацию больше времени, чем на выполнение задач. Перестройка жизни по Дэвиду Аллену изначально займет довольно много ресурсов, но потом втягиваешься. Его система подходит тем, у кого серьезный настрой и кто привык пользоваться гаджетами. Из минусов: система перестает работать, если вы решили «сделать перерыв» и не поддерживаете ее должным образом.
Что читать: Дэвид Аллен. Getting Things Done («Как привести дела в порядок»), davidco.com.
Пирамида Франклина и другие советы от Стивена Кови
В отличие от списков Дэвида Аллена так называемую «пирамиду Франклина» лучше выстраивать с нижних ступеней (см. рисунок).
скрытый текст
Это займет немало времени, но зато после – вы запросто ответите на вопрос, зачем вы вообще живете. И сможете почувствовать, как наполняется смыслом каждый день, а вы уверенно двигаетесь к своим мечтам.
Важный нюанс: Кови предлагает распределять дела по секторам:
1. Важные и срочные.
2. Важные, но не срочные.
3. Неважные, но срочные.
4. Неважные и несрочные.
Большинство людей основное внимание уделяет 1, 3 и 4 пунктам. Автор (C) же делает упор на втором.
В качестве бонуса к системе интересно ознакомиться с навыками, которые Кови рекомендует натренировать всем, кто хочет стать успешным:
1. Будьте активны (не будьте заложником обстоятельств, сами отвечайте свою судьбу).
2. Начинайте дело, представляя конечную цель.
3. Сначала делайте то, что необходимо делать в первую очередь.
4. Думайте в духе «выиграл/выиграл» (стремитесь к взаимовыгодности).
5. Сначала стремитесь понять, потом — быть понятым.
6. Стремитесь к творческому взаимодействию.
7. Затачивайте пилу (постоянно совершенствуйтесь).
Что читать: Стивен Кови, «Семь навыков высокоэффективных людей» («The Seven Habits of Highly Effective People»), stephencovey.com.
«Планирование изнутри» от Джулии Моргенстерн
Перед тем, как огнем и мечом насаждать в своей жизни «правильный» режим, Джулия Моргенстерн рекомендует сначала разобраться, как именно вы строите свою деятельность «от природы». Она предлагает ряд тестов, которые помогают определить индивидуальные предпочтения, желания и потребности, а потом, основываясь на своих симпатиях, строить вокруг них систему.
Например, если вы чувствуете себя комфортно, расписывая поминутный план действий, вам следует составлять максимально подробные списки. А если вам по душе спонтанность – и в планировании должен оставаться простор для импровизации.
Кроме того, Джулия Моргенстерн помогает определить, какие факторы мешают действовать, и дает советы, как их преодолеть. Возможно, все дело в неорганизованном партнере, и лучше сменить его на более подходящего.
Навряд ли эта система заставит вас перестроить свою жизнь намного более экономично, но она точно поможет привести в порядок текущие дела.
Что читать: Джулия Моргенстерн, «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу» («Organizing From The Inside Out»), juliemorgenstern.com.
«Медвежья стратегия» Лотара Зайверта
Медвежья мудрость гласит: сила кроется в спокойствии, и именно его нам недостает при выполнении поставленных задач, – считает профессор немецкого института стратегии использования времени Лотар Зайверт.
Он предлагает использовать десять правил, которые добавят размеренности в любой рабочий процесс:
1. Объединяйте сходные по типу задачи в блоки и выполняйте их в один заход.
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.
3. Задавайте регламент переговоров (в идеале тратить на них не больше часа).
4. Выделяйте приоритеты в любых видах работ.
5. Выполняйте действительно важные дела и не делайте то, что можно не делать (принцип Паретто).
6. Не брезгуйте аутсорсингом – услуги на стороне могут стоить дешевле вашего рабочего времени.
7. Используйте «тактику салями»: крупные задания выполняйте небольшими частями.
8. Заранее задавайте сроки выполнения дел первой необходимости.
9. Главные задачи выполняйте рано утром, что даст ощущение успеха на целый день.
10. Учитывайте в рабочих планах колебание уровня работоспособности.
Что читать: Лотар Зайверт, «Медвежья стратегия» («Die Baren Strategie: In der Ruhe Liegt die Kraft»), seiwert.de.
Интуитивный фокус Марка Форстера
Марк Форстер предлагает составить абсолютно не упорядоченный список дел (так, чтобы на один лист помещать не более 25 пунктов) и следовать инструкции:
1. Просматривайте страницу медленно, пока ваше внимание не остановится на одном из пунктов.
2. Работайте над этим пунктом, пока не устанете от данной деятельности.
3. Затем вычеркните его или допишите в конец списка, если не успели доделать.
4. Повторяйте эти действия с вашим списком каждый день, пока не вычеркните все пункты.
5. Переходите к следующему листу.
6. Повторяйте эти пункты из дня в день, пока список не будет закончен.
На первый взгляд кажется, что так выполняются только самые легкие и приятные дела, но на самом деле после них гораздо проще перейти к сложным задачам – они перестают казаться непосильными. К тому же, этот метод помогает избавляться от лишних дел.
Стоить отметить, что Форстер изобретает системы управления временем с завидным постоянством. Если изложенный тайм-менеджерский метод покажется вам неудобным, можно попробовать придуманные им же системы «Делай это завтра», «День, Неделя, Месяц», «Суперфокус» плюс еще три модификации «Автофокуса».
Что читать: Марк Форстер, «Делай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента» («Do it Tomorrow and Other Secrets of Time Management»), markforster.net.
«Тайм-драйв» Глеба Архангельского
В этой методике сложные инструменты по управлению временем объяснены легким и доступным языком, ярко используются образы: «лягушку» – мелкое неприятное дело – нужно быстро «съесть» в самом начале дня, не откладывая. «Слона» – большое громоздкое дело – следует разделить на много «бифштексов» – то есть справляться с делами по чуть-чуть.
Глеб Архангельский собрал воедино классические приемы тайм-менеджмента и переложил их на российскую действительность. Преимущество его системы в том, что в ней нет ничего невыполнимого для простого русского человека. Но это не волшебная пилюля, после которой всё изменится само, над оптимальной организацией придется поработать.
Что читать: Глеб Архангельский, «Тайм-драйв», glebarhangelsky.livejournal.com или ov1.ru.
Пожалуй, именно усилия, которые нужно сделать на старте, и отпугивают от тайм-менеджмента большинство рядовых граждан. Наше время как большая коробка с карандашами, каждый из которых придется достать и поточить, некоторые выбросить, остальные – разложить в определенном порядке.
Но если с карандашами все довольно просто, то неосязаемые временные отрезки, наполненные действиями и событиями, затачивать, выбрасывать и перекладывать с места на место сложнее.
И все же это вполне реально, у многих это уже получилось. Так что выбирайте удобный подход (перечисленными методами можно не ограничиваться, к тому же все они с каждым годом совершенствуется) – и начинайте высыпаться, бегать по утрам, и, конечно, работать так, чтобы никуда не торопиться и чувствовать моральное удовлетворение.
- Подпись автора
